差し込み文書

キーワード

• 差し込み文書
• フィールド

今回やること

• Excelのデータを元に、Wordの文書を生成する。

まずはデータを見てみる。

• 名簿.xlsx
• これを元に名札を作る。

元となるWord文書を作成

• まずは、ページを横にする。
• リボン[差し込み文書]-[宛先の選択]
• 先ほどのファイルを選ぶ。

差し込みフィールドを挿入し、書式を整える。

• 上から、<<所属>>、<<学籍番号>>、<<氏名>>の順で。
• 所属の前に「所属:」、学籍番号の前に「学籍番号:」とつける。
• 所属は左揃え、学籍番号は右揃え、氏名は中央で。
• 氏名はフォントサイズを大きくする。
• 全体を用紙の上下中央にする。

プレビューの確認

• 確認したらプレビューを終了する。

差し込み文書を完了する

• まず、差し込み前の文書を「R12年度1年名札テンプレート」などとして保存する。
• 実際にデータを差し込み、Wordファイルを生成する。
  • リボン「差し込み文書」-「完了と差し込み」-「個々のドキュメントの編集」
    • Alt, M, F, E
  • 差し込むデータの範囲を指定する。
    • 今回は「すべて」
  • OKボタン
• 生成されたWordファイルが開くので、一通り確認する。
  • 個別に調整する必要があれば、そのファイルを変更する。
  • まとめて修正する箇所があれば、元のフィールド名のファイルの方を変更する。
• 生成されたWordファイルに名前をつけて保存。「R12年度1年名札」などとする。

PDFで保存し、まとめて印刷する。

• ファイルの種類をPDFとして、保存。

保存したPDFを開く。

• 印刷時の設定で、1ページに複数枚印刷するように設定する。
• このとき枠線をつけておくと、切り分けるときに便利。

メールで提出する。

1. 差し込み前のWordファイル(フィールド名が残っている方)
2. 作成したPDFファイル

の2つを提出する。